Télésecrétariat pour ophtalmologue
Belenos répond aux patients de votre cabinet d'ophtalmologie en votre nom. La secrétaire distingue renouvellement d'équipement, suivi de pathologie et demande urgente, selon vos consignes écrites. Elle ne donne aucun avis médical. Service du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h, à 1,10 € TTC par appel traité.
Ce qui change pour un cabinet d'ophtalmologie
En ophtalmologie, les délais de rendez-vous sont souvent longs. Le téléphone sonne pour des demandes très différentes. Un même agenda doit accueillir renouvellements, suivis et cas pressants. La secrétaire protège les créneaux que vous réservez à chacun.
Le renouvellement de lunettes ou de lentilles revient souvent. La secrétaire place ces demandes sur les créneaux prévus pour elles. Elle indique les documents à apporter, comme l'ancienne ordonnance, si vous le souhaitez.
Le suivi d'une pathologie obéit à d'autres règles. Un glaucome ou une DMLA demande des contrôles réguliers. La secrétaire applique les délais que vous avez fixés pour ces patients. Elle ne les décale pas sans votre accord.
Certaines demandes ne peuvent pas attendre. Vous décrivez dans une consigne écrite les situations à orienter sans délai et la conduite à tenir. La secrétaire suit cette consigne. Elle n'évalue jamais elle-même l'urgence.
Si vous travaillez avec un orthoptiste, certains examens se font avant la consultation. La secrétaire enchaîne les deux rendez-vous dans le bon ordre. Elle suit l'organisation que vous lui décrivez.
Elle ne répond pas aux questions sur un traitement ou un collyre. Elle les transmet à l'ophtalmologue. En cas d'urgence vitale, elle oriente vers le 15 ou le 112, comme le prévoit votre consigne.
Au téléphone, concrètement
« Je voudrais renouveler mes lunettes, c'est possible bientôt ? »
Elle propose un créneau prévu pour les renouvellements. Elle rappelle les documents à apporter, selon vos réponses préparées.
« Je suis suivi pour un glaucome, mon contrôle est à prévoir. »
Elle cherche un créneau dans le délai fixé pour ce suivi. Si rien n'est libre, elle transmet un message au cabinet.
« J'ai vu apparaître des éclairs et un voile devant un œil. »
Elle applique la consigne écrite de l'ophtalmologue pour ce type de demande. Elle ne donne aucun avis et n'évalue pas l'urgence elle-même.
Comment ça marche
Échange et consignes
Nous classons vos demandes : renouvellement, suivi de pathologie, demande urgente. Vous écrivez la conduite à tenir pour chaque catégorie.
Agenda et réponses préparés
Vos créneaux sont réservés par type dans Doctolib, Maiia ou l'agenda Belenos. Le passage chez l'orthoptiste est intégré au parcours.
Renvoi d'appel
Vous gardez votre numéro et activez un renvoi d'appel. La mise en place prend moins de 24 h.
Demandes fréquentes dans un cabinet d'ophtalmologie
| Demande du patient | Ce que fait la secrétaire |
|---|---|
| Renouvellement de lunettes ou de lentilles | Propose un créneau dédié et indique les documents à apporter. |
| Contrôle d'une pathologie suivie | Respecte le délai de suivi fixé par l'ophtalmologue. |
| Demande présentée comme urgente par le patient | Applique la consigne écrite, sans évaluer elle-même l'urgence. |
| Examen chez l'orthoptiste avant la consultation | Enchaîne les deux rendez-vous selon votre organisation. |
| Question sur un collyre ou un traitement | Prend un message pour l'ophtalmologue. |
Questions fréquentes
La secrétaire peut-elle décider qu'un patient doit être vu en urgence ?
Non. Elle n'évalue pas l'urgence et ne donne aucun avis médical. Elle applique la consigne écrite que vous lui avez remise. Pour une urgence vitale, elle oriente vers le 15 ou le 112, selon cette consigne.
Comment protéger les créneaux de suivi face aux renouvellements ?
Vous réservez des créneaux par type de demande. La secrétaire place un renouvellement uniquement sur les créneaux prévus pour lui. Vous ajustez la répartition quand vous voulez.
Peut-elle organiser le passage chez l'orthoptiste ?
Oui. Vous décrivez l'ordre des rendez-vous et leur durée. La secrétaire les enchaîne pour chaque patient concerné.
Que répond-elle quand l'agenda est complet ?
Elle suit vos consignes : message au cabinet ou autre orientation prévue. Elle ne promet jamais un délai que vous n'avez pas validé.
Quels agendas utilisez-vous ?
Doctolib, Maiia ou l'agenda Belenos. Les secrétaires y placent, déplacent et annulent les rendez-vous.
Qui sont les secrétaires ?
Des secrétaires médicales salariées en CDI, en France. Elles sont encadrées par deux superviseurs. Belenos fait du télésecrétariat médical depuis 2004.
Combien coûte le service ?
Vous payez 1,10 € TTC par appel traité. Le service est sans engagement et sans frais de mise en route.
Parlons de votre cabinet.
Une secrétaire Belenos décroche au nom de votre cabinet, du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h.